Analyse: Waar staan we nu?
De analysefase heeft als bedoeling om, als eerste stap binnen de ontwerpgerichte procesaanpak, een stand van zaken te geven van de huidige situatie (= de ‘as is’).
Deze analyse wordt mogelijk gemaakt via een quickscan of vragenlijst. Deze quickscan toetst de huidige stand van zaken van de leiderschapsstructuur af aan de geformuleerde ontwerpeisen en aanbevelingen. Het is aan te raden deze ontwerpeisen en aanbevelingen eerst even na te lezen alvorens te starten met de quickscan.
De quickscan toetst elke ontwerpeis aan 3 dimensies, dit om de mate van implementatie van de ontwerpeis in de organisatie na te gaan. De dimensies zijn:
- De ontwerpeis is door middel van geconcretiseerde afspraken uitgewerkt.
- De afspraken/interventies zijn up-to-date en gebaseerd op (indien mogelijk) wetenschappelijke evidentie.
- De afspraken/interventies worden nageleefd.
De gebruikers van de quickscan krijgen de mogelijkheid om per ontwerpeis een eigen prioriteit aan te geven. Zo kan elke leidinggevende voor zichzelf aangeven hoe acuut hij/zij het erkpunt zelf inschat.
Een overzicht van de vragen die gesteld worden in de quickscan, is hier te vinden.
Via de onderstaande link ‘Quickscan’ kan de analyse uitgevoerd worden. Elke directeur krijgt van Vrij CLB Netwerk een login die toegang geeft tot de quickscan voor het eigen centrum. Dit is een ‘admin’-login, wat betekent dat de directeur bijkomende logins kan aanmaken voor elke leidinggevende in zijn centrum. Deze individuele logins zijn nodig om de quickscan individueel te kunnen invullen en de resultaten ook te kunnen bewaren. De directeur kan er ook voor kiezen om iemand van zijn team van leidinggevenden (bijvoorbeeld de kwaliteitscoördinator) ‘admin’-rechten toe te kennen. Wie admin-rechten heeft, kan gebruikers aanmaken en kan de resultaten van de individuele quickscans van het eigen centrum zien.
Elke leidinggevende dient hierbij eerst naam, centrum en rol (directeur of lid van een team leidinggevenden) binnen het team van leidinggevenden te specifiëren.
Mijn Quickscan |
Elke leidinggevende kan via de link ‘Mijn quickscan’ zijn eigen resultaten opvragen. Daarvoor dien je in te loggen met de inloggegevens die je kreeg (van je directeur of van de persoon die de admin-rechten heeft voor jouw centrum) voor het invullen van de quickscan. Deze resultaten kunnen ook als een PDF-document worden weergegeven en afgedrukt. Hierbij een voorbeeld van zulk een resultaat.
Quickscan mijn centrum |
De teamleider (directeur of persoon met admin-rechten) kan via onderstaande link de globale resultaten van zijn centrum opvragen en downloaden. De teamleider moet hiervoor eerst inloggen met de inloggegevens die doorgegeven werden bij het invullen van de quickscan. Ook hier dient de periode geselecteerd te worden waarvoor men de ingevulde quickscans van het centrum wil opvragen. Binnen het team wordt dus best op voorhand afgesproken om binnen een welbepaalde periode de individuele quickscans in te vullen. De teamleider kan vervolgens het resultaat van de ingevulde quickscans van deze periode via onderstaande link opvragen.
Op basis van de resultaten van de quickscan kunnen ofwel nog verdere diagnoses uitgevoerd worden, of kan overgegaan worden met het vaststellen van de te realiseren prioriteiten.
Ondersteuning nodig?
Voor technische ondersteuning bij het invullen van de quickscan (inloggen, gebruikers aanmaken, rapporten opvragen of downloaden…) kan je terecht bij Geert Wittoek.
Voor inhoudelijke ondersteuning met betrekking tot (de quickscan over) leiderschapsstructuur kan je terecht bij Stefaan Jonniaux.