4. Hoe pakken we het concreet aan?
In dit onderdeel stelt het bestuur een concreet actieplan op, klaar voor implementatie. De bestuurders maken met andere woorden een keuze uit de te implementeren ontwerpeisen en aanbevelingen en de mogelijke bijhorende tools, op basis van de vooraf bepaalde prioriteiten.
Een goede voorbereiding is hierbij cruciaal. Hiervoor kan men gebruik maken van een sjabloon van projectvoorstel en projectplan (modellen van sjablonen zijn terug te vinden in de toolbox hieronder) om zo op een gestructureerde manier naar een concreet actieplan over te gaan.
Elementen om mee rekening te houden bij het lanceren van een project / veranderingstraject :
- Een duidelijke (SMART
) definitie van de doelstelling(en) van het project vermijdt verwarring en zorgt ervoor dat het hele projectteam in lijn is. - Ook de te behalen projectresultaten worden best zo concreet mogelijk gedefinieerd. Zo kan het behaalde resultaat nadien ook afgetoetst worden (zie stap 5).
- Maak een goede projectbegroting op: over welke tijd & middelen beschik je?
- Het bepalen van een aantal quick wins werkt motiverend aangezien het zorgt voor een aantal successen op korte termijn die meteen zichtbaar zijn voor iedereen.
- Het lanceren van werven gebeurt best gefaseerd. Begin niet aan alles tegelijkertijd. Dit geeft meer zuurstof & zorgt ervoor dat er ook tussentijds lessen kunnen worden getrokken & kan worden bijgestuurd.
- Voorzie voldoende tussentijdse momenten voor communicatie naar directeur, personeelsleden, Vrij CLB Netwerk en stakeholders. Beter teveel communiceren dan te weinig.
- Definieer vooraf de risico’s van het project (o.b.v. waarschijnlijkheid & impact) & neem vooraf de gepaste acties indien de waarschijnlijkheid & de impact groot is.
Projectfasering:
In het projectplan dienen onderstaande fasen verder te worden uitgewerkt. Elke fase heeft een duidelijke tussentijdse doelstelling, dit noemt men de mijlpalen in het project. Bij het bereiken van een mijlpaal, wordt een tussentijdse evaluatie uitgevoerd. Indien de doelstelling niet bereikt is, kan men beslissen om het project bij te sturen, om de fase opnieuw te doorlopen of om verder te gaan met het project en de doelstelling(en) bij te sturen.
