Binnen het proces van bestuurlijke optimalisatie kan het bestuur tot de conclusie komen dat een samenwerking of een fusie met een ander bestuur opportuun zou zijn. Dit kan verschillende redenen hebben. Meer achtergrondinformatie over het waarom van een samenwerking of fusie is terug te vinden in de volgende documenten. In het CAJO-dossier ‘Bestuurlijke optimalisatie’ wordt ingegaan op het waarom van een samenwerking en op de voor- en nadelen van een fusie. In de audit van de centra voor leerlingbegeleiding worden enkele aanbevelingen inzake samenwerking geformuleerd staan. Tot slot worden de opportuniteiten en valkuilen van een bestuurlijke optimalisatie toegelicht in de visietekst ‘Bestuurlijke schaalvergroting: opportuniteit of bureaucratische valkuil’.

Een samenwerking of fusie aangaan met een ander bestuur is een ingrijpende aangelegenheid. Het is belangrijk om dit proces goed voor te bereiden en rekening te houden met verschillende items. Sommige besturen zijn echter nog niet klaar voor een fusie en kiezen om die reden (vaak als eerste stap) voor een andere vorm van samenwerken. We lichten hierna de mogelijke vormen van samenwerken toe.

• Samenwerkingsovereenkomst tussen besturen

  
  

  De besturen sluiten een samenwerkingsovereenkomst af. Die is steeds beperkt in de tijd. Indien de besturen ervoor opteren om hiervoor een aparte rechtspersoon op te richten (bv een koepel-VZW), dan spreekt men over een structurele samenwerkingsovereenkomst. Indien zij daar niet voor opteren, spreekt men over een functionele samenwerkingsovereenkomst.

  De individuele besturen blijven in dat geval werkgever van hun personeel, zij ontvangen de omkaderings-en werkingsmiddelen en behouden hun bevoegdheid, maar kiezen ervoor om een aantal zaken samen te doen, om een aantal bevoegdheden te delegeren.

  => Beperkt in de tijd, afzonderlijke besturen (vzw’s) blijven bestaan en behouden bevoegdheid, blijven werkgever, krijgen middelen rechtstreeks en bepalen autonoom wat ze met de middelen doen, bepalen zelf welke zaken ze samendoen.
  
  

• Personele integratie

  
  

  De besturen gaan over tot een gedeeltelijke of volledige personele integratie. Concreet betekent dit dat zij hun raden van bestuur en/of hun algemene vergaderingen gedeeltelijk of geheel bemannen met dezelfde personen. De besturen blijven echter wel als aparte vzw’s bestaan.

  Deze formule wordt soms gekozen door besturen die concrete stappen willen zetten naar een fusie. Heel concreet vergadert bij een volledige personele integratie de raad van bestuur en/of algemene vergadering één keer, maar wordt er per vzw/bestuur een verslag opgesteld. In sommige gevallen kan het beter zijn om meer tijd te investeren in de voorbereiding van een fusie of een volledige personele integratie dan te kiezen voor een gedeeltelijke integratie. Een gedeeltelijke integratie werkt zelden naar wens en wordt daarom soms voortijdig afgebroken.

  Een aandachtspunt bij deze constructie is de mogelijkheid van belangenconflicten.

  => Afzonderlijke besturen (vzw’s) blijven bestaan en behouden bevoegdheid, blijven werkgever, krijgen middelen rechtstreeks, volledig of gedeeltelijk identieke bemanning van raden van bestuur en/of algemene vergadering, formule wordt soms als tussenstap gebruikt naar volledige fusie.
  
  

• Bestuurlijke fusie

  
  

  In geval van een fusie van besturen dragen meerdere besturen hun CLB-activiteiten over aan een bestaande of nieuwe vzw, de ‘verkrijgende’ vzw. Vanaf de fusie draagt het bestuur van de verkrijgende vzw de juridische, financiële en pedagogische verantwoordelijkheid voor de CLB’s die werden ingebracht. De verkrijgende vzw wordt de nieuwe werkgever van het personeel van de ingebrachte CLB’s. Een uitgebreide toelichting van de verschillende mogelijke procedures (welke stappen houden de verschillende procedures in, wanneer kies je best voor de ene of de andere, welke kosten brengen ze met zich mee, …) is terug te vinden op de webpagina ‘Fusie(procedures) van vzw’s juridisch bekeken’ van het Katholiek Onderwijs Vlaanderen.

  => De verkrijgende vzw neemt de CLB-activiteiten over van de inbrengende vzw’s, de verkrijgende vzw wordt werkgever, krijgt de middelen en beslist autonoom wat er met die middelen gebeurt.

Wanneer het bestuur beslist heeft over te gaan tot een bestuurlijke fusie dan wordt een omvattend proces opgestart. De aanloop naar een mogelijke fusie en de fusie zelf houden heel wat stappen in voor de betrokken besturen. Ter ondersteuning van dit proces werd door het katholiek Onderwijs Vlaanderen het Draaiboek fusie van besturen in kader van bestuurlijke optimalisatie en schaalvergroting opgesteld, dat als leidraad kan dienen doorheen het proces. Meer concrete achtergrondinformatie bij de elementen die opgenomen zijn in het draaiboek, vindt u in de volgende onderdelen van deze webpagina.

In dit onderdeel gaan we in op de aanloop naar een fusie. Op dit moment heeft het bestuur zodoende beslist om de piste van een fusie te onderzoeken. Deze concrete stappen zijn ook terug te vinden in het bovenvermelde draaiboek.

• Intentieverklaring

  
  

  Eens de besturen beslist hebben om een fusie te onderzoeken, is het aangewezen om dit te formaliseren in de vorm van een intentieverklaring. De ondertekening van een dergelijke verklaring geeft aan dat de besturen de intentie hebben om tot fusie te komen. Dat betekent niet dat de fusie ook effectief zal plaatsvinden.
  Vaak wordt de ondertekening van de intentieverklaring beschouwd als een wat formele start van het proces om tot een fusie te komen. We ontwikkelden hiervoor een voorbeeld van een intentieverklaring.

  Afhankelijk van de fase in het proces, zullen de besturen de intentieverklaring anders invullen en bv. eerder beperken tot algemene uitgangspunten en de samenstelling van de stuurgroep van het fusieproces en de verschillende werkgroepen. Besturen die al verder staan in het proces, zullen ook meer concrete zaken zoals afspraken rond de samenstelling van de raad van bestuur van de nieuwe vzw opnemen indien daar reeds een consensus over bestaat.

• Informatie-uitwisseling

  
  

  Bij een fusie geeft de ‘informatie-uitwisseling’ (ook wel ‘due diligence’ of ‘gepaste zorgvuldigheid’ genoemd) de inventarisatie aan van de onderlinge gegevens waardoor de besturen zicht krijgen op mekaars situatie. Op basis van de verzamelde informatie kunnen zij de risico’s en/of de aantrekkelijkheid van de fusie correct inschatten.

  Met een due diligence onderzoek of informatie-uitwisseling wil men in kaart brengen wat er aanwezig is bij de verschillende partners en wil men vooral vermijden dat de fusiepartners later geconfronteerd worden met onaangename verrassingen zoals bv. ongekende vorderingen.

  De domeinen waarover de informatie-uitwisseling wordt uitgevoerd, worden bepaald door de aard en de omvang van de fuserende partners. Wat zeker aan bod moet komen, zijn de financiële, juridische, fiscale, en personeelsgebonden aspecten en het patrimonium. Daarnaast kunnen de besturen nog andere aspecten die hen nodig lijken, opnemen in informatie-uitwisseling.

  Om dit uit te voeren, stellen we een controlelijst voor informatie-uitwisseling voor. Deze lijst bestaat uit twee delen, een eerste deel dat eerder de meer zakelijke aspecten, of 'structuur', behandelt (= Controlelijst informatie-uitwisseling buitenkant of structuur) en een tweede deel dat zich richt op de waarden- en cultuurgebonden aspecten, de 'cultuur', (= Controlelijst informatie-uitwisseling binnenkant of cultuur). Een fusie heeft maar kans op slagen als de besturen het eens zijn over het ‘waarom’ en datzelfde ‘waarom’ ook delen. Het is daarnaast de bedoeling dat er vanuit dezelfde waarden en normen gekomen wordt tot een gemeenschappelijke missie en visie.

  De controlelijst is een leidraad en hoeft zodoende niet volledig gevolgd te worden. Besturen zouden kunnen beslissen dat bepaalde aspecten niet op voorhand bekeken moeten worden. Daarnaast kan ervoor gekozen worden om andere thema’s al dieper uit te werken in de aanloop naar de situatie na fusie.

  Het is aan te raden om enkele werkgroepen op te starten vanuit het bestuur om de verschillende domeinen in kaart te brengen. De samenstelling van de werkgroepen wordt bepaald door het thema. Zowel bestuursleden, directeurs als andere personeelsleden kunnen er deel van uit maken. Een belangrijk aandachtspunt hierbij is echter wel dat de opvolging van de verschillende werkgroepen bewaakt moet worden in een stuurgroep waarin de verschillende besturen vertegenwoordigd zijn. Die stuurgroep houdt de regie in handen. Zo niet loopt men het risico om met verschillende snelheden en doelen te beginnen werken.

  Opmerking:
  In het kader van de uitwisseling van persoonsgerelateerde gegevens willen wij specifiek uw aandacht vestigen op het feit dat de uitwisseling van individuele persoonsgegevens niet toegelaten is door restricties opgelegd door de privacywetgeving. Het uitwisselen van anonieme gegroepeerde personeelsgegevens (bijvoorbeeld het aantal personeelsleden per statuut) tussen besturen kan wel. Individuele of individualiseerbare persoonsgegevens uitwisselen tussen besturen kan pas na de ondertekening van de fusie-overeenkomst. Pas vanaf dat ogenblik is er zekerheid dat de fusie zal plaatsvinden en wordt de uitwisseling van persoonsgegevens noodzakelijk om de overdracht van het personeel wettelijk in orde te maken. Vergeet ook niet om de betrokken personeelsleden hiervan op de hoogte te brengen.

• Engagementsverklaring

  
  

  De besturen die na de informatie-uitwisseling beslissen om effectief verder te gaan met het fusieproces, kunnen op dat ogenblik een engagementsverklaring opstellen en ondertekenen. Sommige besturen verkiezen de term ‘principeakkoord’ i.p.v. engagementsverklaring. Het voorbeeld van engagementsverklaring dat hiervoor gebruikt kan worden, is identiek aan de bovenvermelde intentieverklaring. In deze fase zullen de besturen al meer concrete zaken opnemen zoals bv. de keuze voor de oprichting van een nieuwe vzw of het herschikken van een van de bestaande vzw’s tot fusie-vzw.

Eens de definitieve beslissing tot fusie genomen is, wordt een bindende fusie-overeenkomst opgesteld en ondertekend door de betrokken besturen. Vervolgens zijn er heel wat verplichtingen die de beide besturen dienen te vervullen om een fusie tot een goed eind te brengen. Hieronder zijn de verschillende domeinen waar aandacht aan besteed moet worden, terug te vinden.

• Fusieovereenkomst

  
  

  Wanneer definitief de beslissing tot fusie genomen is, wordt een bindende fusieovereenkomst opgesteld en ondertekend door de betrokken besturen. Deze overeenkomst omvat alle genomen beslissingen zoals bv. het juridisch fusieproces dat gevolgd zal worden.

• Communicatie en Inspraak

  
  

  Communicatie speelt een belangrijke rol in het aanvaarden en het welslagen van een fusie. Er zijn echter ook wettelijke verplichtingen inzake inspraak. In het document ‘Communicatie en Inspraak’ vinden de besturen een overzicht van de wettelijke verplichtingen inzake informatie verstrekken, advies vragen en onderhandelen. Hierbij wordt ook concreet ingegaan op de verderzetting en rol van de bestaande organen; LOC, CPBW en centrumraad.

• Financiën

  
  

  In het document ‘Financiën’ vinden besturen een leidraad om fusies financieel voor te bereiden en boekhoudkundig te verwerken. Dit document geeft onder meer ook een overzicht van de financiële en fiscale gegevens die geïnventariseerd moeten worden ter voorbereiding van een fusie. Vermits de overdracht van contracten in het kader van fusies toch extra aandacht vraagt, werd hiervoor een apart document gemaakt: ‘Contractoverdracht’. Hierin is terug te vinden welke aspecten van de verschillende contracten zeker geïnventariseerd moeten worden, waar rekening mee gehouden moet worden bij de analyse en welke zaken kunnen meespelen bij de beslissing om bepaalde contracten al dan niet voort te zetten of bij te sturen.

• Instrumentarium vzw’s

  
  

  Als gestreefd wordt naar optimaal functionerende schaalvergrote vzw’s, dan moet ook het instrumentarium voor zo’n vzw besproken worden.
  Statuten VZW
  De statuten van de vzw en het huishoudelijk reglement van de raad van bestuur zullen herschreven moeten worden in functie van de gewijzigde vzw. We raden aan om hierbij te vertrekken van de vooropgestelde ontwerpeisen. We verwijzen hierbij ook naar een voorbeeld van statuten vzw en een voorbeeld van huishoudelijk reglement van de raad van bestuur vanuit het Katholiek Onderwijs Vlaanderen.
  Naamgeving
  Bij een fusie van besturen kan gekozen worden om een nieuwe vzw op te starten. In het document ‘Naamgeving’ geven wij enkele aandachtspunten en suggesties die besturen kunnen helpen bij het kiezen van een naam voor hun gezamenlijk nieuw project.

• Juridische aspecten fusie van vzw’s

  
  

  Een uitgebreide toelichting van de verschillende mogelijke procedures (welke stappen houden de verschillende procedures in, wanneer kies je best voor de ene of de andere, welke kosten brengen ze met zich mee, …) is terug te vinden op de webpagina ‘Fusie(procedures) van vzw’s juridisch bekeken’ van het Katholiek Onderwijs Vlaanderen.
  Besturen zullen moeten beslissen of zij een nieuwe vzw opstarten of een van de vzw’s laten voortbestaan en de andere vzw’s laten inkantelen. Een aantal factoren kunnen meespelen in de keuze om voor het voortbestaan van de ene of de andere vzw te kiezen. Een overzicht van deze factoren vindt u in het document ‘Keuze van vzw’.

• Patrimonium en infrastructuur

  
  

  Het document ‘Patrimonium’ geeft de besturen inzicht in en ondersteuning bij de strategische keuzes die besturen op dit vlak moeten maken: patrimonium en CLB-activiteit onder eenzelfde vzw onderbrengen of patrimonium onderbrengen in een aparte juridische entiteit? Tevens omvat deze nota een overzicht van patrimonium-gerelateerde informatie die best geïnventariseerd wordt in aanloop naar de fusie. Het document ‘Overdracht gesubsidieerde infrastructuur’ schetst de verschillende mogelijkheden om gesubsidieerde bouwwerken over te dragen en maakt de besturen wegwijs in de verplichtingen die zij in dit verband moeten nakomen.

• Meldingsprocedures

  
  

  Het document ‘Meldingsprocedures’ geeft de besturen een beknopt overzicht van welke instanties zij op de hoogte moeten brengen van bestuurswijzigingen. Er zijn hierin ook linken terug te vinden naar de documenten die voor die meldingen gebruikt moeten worden.

• Personeel

  
  

  Het document ‘Personeel’ geeft een overzicht van de gevolgen van fusies voor gesubsidieerd en contractueel personeel. We geven hierbij ook een voorbeeld van kennisgeving wijziging bestuur mee dat bij het contract met de overgenomen gesubsidieerde personeelsleden kan worden gevoegd.
  Meer informatie over de personeelsaangelegenheden binnen een fusie is te vinden onder het woord 'Fusie' in de AZ-woordenlijst van CAJO op het intranet van het Vrij CLB Netwerk.

De bovenvermelde documenten zijn aangepast naar de CLB-praktijk. Op de website van het Katholiek Onderwijs Vlaanderen – Bestuurlijke optimalisatie en schaalvergroting zijn nog meer documenten terug te vinden inzake een fusie. Neem dus zeker even de tijd om daar een kijkje te nemen.