1. Analyse: Waar staan we nu?
In dit eerste onderdeel van de ontwerpgerichte procesaanpak wordt, via een zelfevaluatie, een stand van zaken gemaakt van de huidige situatie van het CLB-bestuur (= de ‘as is’).
Alvorens te starten met de zelfevaluatie, raden we aan om een team te laten samenstellen door de raad van bestuur (uit de leden van de raad van bestuur en/of de Algemene vergadering) dat het proces van bestuurlijke optimalisatie zal trekken. Dit team kan vervolgens starten met de zelfevaluatie. Binnen dit team wordt best ook een ‘teamleider’ aangeduid. Deze teamleider is de trekker van het proces, initieert de zelfevaluatie en krijgt toegang tot de globale resultaten van de quickscans binnen het bestuur (via de link ‘Quickscan mijn bestuur’ onderaan deze pagina).
We geven hieronder twee instrumenten voor zelfevaluatie mee. De ‘Quickscan’ analyseert het bestuur op basis van de vooropgestelde ontwerpeisen van het Vrij CLB Netwerk. Het ‘Zelfevaluatie-instrument Sterk Schoolbestuur’ van de Koning Boudewijnstichting polst naar het beleidsvoerend vermogen van het bestuur en de relatie tussen het bestuur en de directeur(s).
Quickscan
De quickscan toetst de huidige stand van zaken van het CLB-bestuur aan de geformuleerde ontwerpeisen en aanbevelingen van Vrij CLB Netwerk. Het is aan te raden deze ontwerpeisen en aanbevelingen eerst even na te lezen alvorens te starten met de quickscan.
Via de onderstaande link ‘Quickscan’ kan de analyse ten aanzien van de ontwerpeisen uitgevoerd worden. U dient hierbij eerst uw bestuur te selecteren en uw rol binnen het team (teamlid of teamleider) te specifiëren. Indien geen specifiek team werd samengesteld of indien geen teamleider werd geselecteerd, dan benoemt de voorzitter van het bestuur zichzelf als ‘teamleider’ en zijn de overige bestuurders ‘teamleden’.
Quickscan |
Een voorbeeld van een resultaat van een quickscan, is hier terug te vinden.
De vragen die gesteld worden in de quickcan, zijn hier te vinden.
De quickscan geeft daarnaast aanduiding van een zekere prioriteit in aanpak. Hoe groter het hiaat met betrekking tot een bepaalde ontwerpeis (deze werden geformuleerd in volgorde van belangrijkheid), hoe groter de ‘sense of urgency’ om deze aan te pakken. Daarnaast krijgen gebruikers van de quickscan ook de mogelijkheid om per ontwerpeis een eigen prioriteit aan te geven. Zo kan elk teamlid voor zichzelf aangeven hoe acuut hij het werkpunt zelf inschat.
De quickscan toetst elke ontwerpeis aan 3 dimensies, dit om de mate van implementatie van de ontwerpeis in de organisatie na te gaan. De dimensies zijn:
- De ontwerpeis is door middel van geconcretiseerde afspraken uitgewerkt.
- De afspraken/interventies zijn up-to-date en gebaseerd op (indien mogelijk) wetenschappelijke evidentie.
- De afspraken/interventies worden nageleefd.
Quickscan mijn bestuur
De teamleider kan via onderstaande link de globale resultaten van zijn bestuur opvragen en downloaden. De teamleider moet hiervoor eerst inloggen met de inloggegevens die doorgegeven werden bij het invullen van de quickscan. Vervolgens dient de periode geselecteerd te worden waarvoor men de ingevulde quickscans van het bestuur wil opvragen. Binnen het team/bestuur wordt zodoende best op voorhand afgesproken om binnen een welbepaalde periode de quickscans in te vullen. De teamleider kan vervolgens het resultaat van de ingevulde quickscans van deze periode via onderstaande link opvragen.
Quickscan mijn bestuur |
Op basis van de resultaten van de quickscan kunnen ofwel nog verdere diagnoses uitgevoerd worden, of kan overgegaan worden met het vaststellen van de te realiseren prioriteiten (zie fase 2).
Zelfevaluatie-instrument Sterk Schoolbestuur
De Koning Boudewijnstichting Nederlandstalige schoolbesturen in Vlaanderen en Brussel ontwikkelde daarnaast een zelfevaluatie-instrument voor het in kaart brengen van en het reflecteren over het beleidsvoerend vermogen van een schoolbestuur. Dit instrument kan ook gebruikt worden door CLB-besturen.
Het zelfevaluatie-instrument bestaat uit een vragenlijst met vaste en optionele modules. Besturen kunnen ervoor kiezen om naast de vaste modules rond het beleidsvoerend vermogen van het bestuur ook enkele optionele modules toe te voegen.
- De vaste modules peilen naar het beleidsvoerend vermogen en de samenstelling van het bestuur.
- Optionele module 1 peilt naar aspecten van beleidsvoerend vermogen in de relatie tussen het bestuur en de schoolleiders van zijn scholen (te gebruiken voor de relatie tussen het CLB- bestuur en de CLB-directeurs).
- Optionele module 2 peilt naar aspecten van beleidsvoerend vermogen in de relatie tussen het schoolbestuur en de coördinerend directeurs van zijn scholengemeenschappen (minder relevant voor de CLB-besturen).
- Optionele module 3 peilt naar de werking van het schoolbestuur binnen enkele beleidsdomeinen (bijvoorbeeld financieel en infrastructureel beleid).
Binnen elke module wordt ook gepeild naar de wenselijkheid tot verandering. Het is aangeraden om eerst de rubriek “veel gestelde vragen” te lezen. Daarin wordt verduidelijkt hoe het zelfevaluatie-instrument werkt en wat verstaan wordt onder de gebruikte terminologie.
Op basis van de resultaten van de quickscan/zelfevaluatie kunnen ofwel nog verdere diagnoses uitgevoerd worden, of kan overgegaan worden met het vaststellen van de te realiseren prioriteiten (zie fase 2).