1. Analyse: Waar staan we nu?

In dit eerste onderdeel van de ontwerpgerichte procesaanpak wordt een stand van zaken gemaakt van de huidige situatie van het vitaliteitsbeleid in het centrum (= de ‘as is’).

Alvorens te starten met het opstellen van de stand van zaken, raden we aan om binnen het centrum een team samen te stellen dat het vitaliteitsbeleid vorm zal geven. Dit ‘welzijnsteam’ bestaat minimaal uit de directeur, de preventiemedewerker en de welzijnsambassadeur (en eventueel de vertrouwenspersoon).

De analyse kan vervolgens gebeuren op basis van:

  • De SENSOR-gegevens

    De resultaten van de SENSOR-bevraging bevatten heel wat informatie waarmee een analyse van het vitaliteitsbeleid kan gemaakt worden:

    • Globale resultaten Vrij CLB Netwerk

      Er werd een overkoepelend rapport opgesteld met de resultaten voor het Vrij CLB Netwerk. Dit rapport kan richtinggevend zijn en als benchmark gebruikt worden voor de centrumeigen resultaten.

    • Centrumeigen resultaten

      Elk centrum kreeg ook een eigen rapport (‘Tableau’) van Attentia met de resultaten van het eigen centrum. Er werd daarbij een ondersteunend document opgesteld om met dit rapport aan de slag te gaan. Deze documenten zijn terug te vinden onder het woord ‘SENSOR’ binnen de AZ-woordenlijst van CPBW.

    • SWOT-analyse en MATRIX

      Volgende ondersteunende instrumenten werden, in navolging van de SENSOR, opgemaakt door de werkgroep SENSOR(?):

      • Er werd een SWOT analyse gemaakt van onze werking.
        De sterktes, zwaktes, opportuniteiten en bedreigingen van de volledige TBE Vrij CLB Netwerk werden door de werkgroep geïdentificeerd en geplot in een overzicht.

      • Als bijkomend werkinstrument vulde de werkgroep een MATRIX in van de welzijnsindicatoren. De MATRIX is een uitgebreid document voor de analyse van de welzijnsindicatoren op verschillende niveau’s. Dit instrument kan gebruikt worden om aan de slag te gaan met de SENSOR-gegevens; er kan in de matrix per indicator genoteerd worden wat er al gedaan wordt, wat goed loopt, wat beter kan, … .
        De ingevulde versie opgemaakt door de werkgroep kan je hier vinden.
        Wil je graag zelf aan de slag met de MATRIX, dan kan je hier een leeg invulexemplaar vinden. Op de terugkomdagen voor preventiemedewerkers zal concreet ingegaan worden op hoe deze MATRIX kan gebruikt worden.

  • Een quickscan= wat doen we nu al?

    Naast een analyse van de resultaten van de SENSOR, kan een analyse gedaan worden van het huidige vitaliteitsbeleid binnen het centrum: wat doen we vandaag reeds goed, wat zijn onze werkpunten, …?

    Via de onderstaand link kan de quickscan uitgevoerd worden:

    De quickscan toetst de huidige stand van zaken van het vitaliteitsbeleid van het centrum aan de geformuleerde ontwerpeisen. Het is aan te raden deze ontwerpeisen eerst even na te lezen alvorens te starten met de quickscan.

    Meer toelichting bij het werkinstrument is te vinden in het document zelf.

    Een voorbeeld van een resultaat van de quickscan, is hier terug te vinden.

Bijkomende hulpmiddelen voor het maken van een risicoanalyse:

Analyse Attentia verandermanagement

We raden aan om, bij het maken van een risicoanalyse, rekening te houden met de analyse ‘VCLB in tijden van verandering’ die uitgevoerd werd door Attentia en Flanders Synergy in juni 2018. In deze analyse werden namelijk heel wat elementen aangebracht die een veranderproces positief of negatief kunnen beïnvloeden.

Deze kunnen worden opgedeeld volgens:

  • Organisatorische kenmerken of het ‘WAT’ van de verandering
  • Procesmatige kenmerken of het ‘HOE’ van de verandering

Een aantal van deze elementen worden best ook meegenomen in de risicoanalyse van het vitaliteitsbeleid. We werken momenteel aan een samenvattend document inzake deze analyse. Van zodra dit klaar is, zal dit hier terug te vinden zijn. Een PPT met meer informatie is alvast hier te vinden. Meer toelichting omtrent de rol van de leidinggevende hierin, is terug te vinden op de webpagina ‘WAARDEvol leidinggeven’ – Onderdeel ‘Verandermanagement’.

SOBANE-strategie Psychosociale risico’s

De SOBANE-strategie is een risicoanalyse methode die werd ontwikkeld door de FOD WASO met als doel: het beheer van beroepsgebonden risico’s. Je kan hier een link vinden naar de SOBANE website en een de SOBANE strategie toegepast op psychosociale risico’s.

Deze methode werd ontwikkeld voor een dynamisch en doeltreffend risicobeheer. Zij omvat vier tussenniveaus (Opsporing (Screening), OBservatie, ANalyse, Expertise) en laat op gestructureerde wijze toe de nodige middelen en bevoegdheden goed aan te wenden, rekening houdend met de ingewikkeldheid van de problemen.

  • Opsporing en observatie: deze eerste niveaus zijn gebaseerd op een participatieve benadering die rekening houdt met de kennis van de betrokken werknemers over hun eigen arbeidssituatie. Er wordt nagedacht over de problemen en de mogelijke oplossingen.
  • Analyse en expertise: indien nodig worden de moeilijk in te schatten en op te lossen problemen grondig onderzocht door experten en preventieadviseurs. Hun technische en wetenschappelijke kennis en hun terreinervaring, vormt een aanvulling bij de praktische kennis van de werknemers.

De Brug van PSRA naar een actieplan

In dit document staat Tim Vermeire van Attentia stil bij het belang van het verkrijgen van een totaalbeeld op je organisatie om van daaruit strategische keuzes te kunnen maken die de structuur en de cultuur van je organisatie ten goede komen.

Knipperlichten Psychosociale risico’s op het werk

Dit is een instrument dat werd opgemaakt door de FOD WASO. Het instrument richt zich tot alle ondernemingen: grote, middelgrote en kleine bedrijven vanaf 20 werknemers. De knipperlichten-benadering gaat ervan uit dat de tabel ingevuld wordt door een groep die bij voorkeur wordt samengesteld uit personen afkomstig uit de verschillende beroepscategorieën van de onderneming: werknemers of hun afgevaardigden, vertegenwoordigers van de werkgever en leden van de hiërarchische lijn. Deze tool nodigt dus uit voor een participatieve benadering.

Webpagina www.dewerktest.be

Het departement Werk en Sociale Economie van de Vlaamse Overheid, samen met de Sociaal-Economische Raad van Vlaanderen (SERV), ontwikkelden de website www.dewerktest.be. Op deze website kan iedereen de werkbaarheid van zijn functie en organisatie testen.

 

Op basis van de resultaten van de analyses kunnen ofwel nog verdere analyses uitgevoerd worden, of kan overgegaan worden met het vaststellen van de te realiseren prioriteiten (fase 2).